Là quản trị mạng, bạn luôn “vò đầu bứt tóc” vì số lượng giấy in (kéo theo cả mực in) tiêu hao quá nhiều do tình trạng in ấn tuỳ tiện trong đơn vị? Giải pháp giúp giám sát hiệu quả hoạt động in ấn chính là Papercut Print Logger (PPL).
PPL theo dõi và đưa ra báo cáo chi tiết về số lượng giấy đã in, kiểu giấy in, tên tài liệu in, thời gian in, tên máy tính đặt lệnh in... trong mạng nội bộ. Báo cáo sẽ được trình bày chi tiết trên giao diện website, hoặc dưới dạng bảng tính Excel có liệt kê theo ngày, tháng.
Từ đó, bạn có thể đưa ra lời góp ý hoặc nhắc khéo những người “vung tay quá trán”. PPL hiện có phiên bản 1.4, dung lượng 482KB, tương thích với Windows 2000/XP/2003/Vista, được cung cấp miễn phí tại : www.papercut.com/products/free_software/print_logger.

Tải xong, bạn nên cài đặt PPL vào máy chủ (server) có gắn máy in. Ngay sau quá trình cài đặt hoàn tất, chương trình sẽ tự động kích hoạt như một dịch vụ của Windows.
Để xem báo cáo, bạn truy xuất theo đường dẫn Start > Programs > Papercut Print Logger > View print logs. Trang web có tiêu đề Papercut Print Log kết hợp với ngày tháng hiện tại sẽ xuất hiện. Bạn nhấn vào nút View dưới thẻ HTML để mở ra bảng thống kê chi tiết bao gồm: Time (thời gian), User (tên người dùng), Pages (số trang), Copies (số trang nhân bản), Printer (tên máy in), Document name (tên tài liệu), Client (tên máy tính đặt lệnh in), Paper size (khổ giấy), Page width (chiều rộng trang), Page height (chiều cao trang), Duplex (số mặt in), Greyscale (chế độ màu), Size (dung lượng tài liệu).
Khi có người khác in ấn trong lúc bạn đang xem, bạn nhấn nút Refresh để cập nhật lại số liệu.
PPL có hỗ trợ xuất báo cáo sang định dạng CSV của Excel nhưng rất khó nhìn. Để khắc phục, trong cửa sổ trình duyệt web, bạn nhấn chuột phải vào một vùng trống bất kỳ, chọn lệnh Select all từ menu ngữ cảnh; tiếp đó mở MS Excel và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán toàn bộ nội dung vào bảng tính. Tại đây, bạn có thể dễ dàng lập công thức để tính tổng lượng giấy đã in ra, chi phí...
Lưu ý:
- Do PPL hoạt động theo kiểu dịch vụ, nên mọi tác động trong Windows thông qua lệnh Print đều được ghi lại.
- Tất cả các file lược sử của PPL được lưu tại thư mục C:\Program Files\PaperCut Print Logger\logs theo ngày.
- Ngoài phiên bản miễn phí, nhà sản xuất còn cung cấp đến người dùng bản thương mại PaperCut NG với nhiều tính năng cao cấp như: cấp hạn ngạch (quota) cho từng người dùng, thêm tính năng bảo mật, hỗ trợ hệ thống máy chủ đa người dùng cài Linux, Mac (dĩ nhiên là cả Windows), xuất nội dung sang định dạng PDF... Bạn xem thông tin và tải bản dùng thử 40 ngày dành cho Windows (dung lượng 46MB) tại địa chỉ: http://www.papercut.com/products/free_software/print_logger.
Nguyễn Thái Vũ (Huế)
Nguồn: VietNamNet