Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời, thẻ sinh viên, phiếu gửi xe, nhãn hồ sơ... thì ứng với mỗi một dòng dữ liệu nguồn (Record) Word sẽ tạo ra một trang tập tin trên một trang giấy (khổ A4) tương ứng.

Nếu những nhãn in này có kích cỡ nhỏ hoặc có nội dung chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là lãng phí, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tùy biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn để có thể in, sắp xếp nhiều mẫu tin trên cùng 1 trang in nhằm tiết kiệm giấy. Ví dụ: trộn và sắp xếp để in 4 mẫu tin (4 thẻ thư viện) trên 1 trang in khổ A4:
Bước 1: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại ô A1). Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng file nguồn tạo từ Word hoặc Access.

Bước 2: Tạo tập tin mới trong Word ( File -> New).

 Bước 3: Trên Ms Word bạn thực hiện các thao tác sau:
  • Vào Menu View -> Toolbars -> chọn Mail Merge để bật thanh công cụ Mail Merge:
  • Trên thanh công cụ Mail Merge nhấn nút Main Document Setup -> Labels -> OK. Chọn kiểu Label ở mục Product Number hoặc nhấn nút New Label để tạo kiểu mới.
  • Tiếp theo, trên thanh công cụ Mail Merge nhấn nút Open Data Source -> Chọn File Excel dữ liệu nguồn (đã tạo ở bước 1) -> Chọn Sheet cụ thể chứa dữ liệu nguồn (nếu file Excel có nhiều sheet).
  • Sau khi thực hiện bước này xong, thì bạn sẽ thấy Word tự hiển thị thêm mục <Next Record> cho các Label tiếp theo (trừ Label đầu tiên).
  • Trên Label đầu tiên (Label không có chữ <Next Record> ) bạn tiến hành chèn các Field (dữ liệu nguồn) vào và sắp xếp lại theo ý muốn bằng cách nhấn nút Insert Merge Field. Ví dụ: Chèn Field Ho, Ten, Chuc vu, …
  • Nhấn nút Propagate Labels để các Field chèn ở Label đầu tác động và cập nhật lên các Label tiếp theo. Khi có hiệu chỉnh gì ở Label đầu thì bạn cũng phải nhấn lại nút Propagate Labels để Mail Merge cập nhật các Label còn lại.
  • Để xem kết quả trộn: nhấn nút View Merged Data. Dùng nút Next Record, Previous Record để xem các trang khác.
  • Để kết xuất kết quả trộn có thể dùng Merge to New Document (Trộn và xuất kết quả ra 1 file văn bản mới), Merge to Printer (Trộn và In ra máy in), …
Lưu ý: Khung Label được tạo bởi Table do đó bạn có thể chèn thêm cột, thêm ô mới (rồi copy nhãn Next Record sang), có thể canh lề, chọn font, tô màu, kẻ khung, … theo nhu cầu của bạn. Còn việc trộn thư in ra giấy A4 thì càng đơn giản hơn, ở bước 3 bạn chỉ cần chọn Open Data Source sau đó Insert Merge Fields vào nơi bạn muốn hiển thị là xong. Có thể kết hợp với Text Box để đặt văn bản chèn vào đúng vị trí và dễ chỉnh sửa hơn. Chúc các bạn thành công.